Functielijst

Nutsvoorzieningen en technische installaties

Het Molenhuis heeft verschillende technische installaties die onderhoud vergen en heeft zoals elke woning de nodige energiebronnen.

Brandcentrale en noodverlichting

Door de verbouwingen is onze brandcentrale aan een uitbreiding toe. Extra detectoren dienen geplaatst te worden en een motorisch aangestuurd dakraam moet aan de centrale aangesloten worden. Hiervoor moet contact opgenomen worden met het Waals bedrijf Burnotte.

Onze brandcentrale moet, eens ze in orde is, jaarlijks gekeurd worden door een erkende keuringsinstantie. In het verleden gebruikten we Vinçotte. Eén keer per jaar dient Vinçotte gevraagd te worden voor een keuring.

Als het brand, is noodverlichting verplicht. In het Molenhuis is er ondertussen echter een allegaartje aan verschillende systemen en lampen aanwezig. Sommige blijven branden, zelfs in kamers, anderen springen alleen aan als de stroom uitvalt. Kortom, we zouden dat graag gelijk trekken met één systeem. Ook hiervoor is Burnotte nodig.

Waterzuivering

Het Molenhuis is niet aangesloten op enige riolering. We hebben een waterzuiveringinstallatie. We hebben een contract met Eloy om onderhoud te doen. Daarnaast moet regelmatig het slib uit onze waterzuivering verwijderd worden. Als er problemen zijn, dient er contact met Eloy opgenomen te worden om deze te repareren.

Elektriciteit

We hebben in de molen een waterkrachtturbine in de kelder staan. Sinds de komst van de bevers is deze echter niet meer in gebruik. Onlangs heeft de gemeente echter werken uitgevoerd om de watertoevoer te garanderen voor de boeren en dus ook voor ons. Onze turbine zou dus misschien toch niet verloren zijn.

Daarom zijn er zonnepanelen geïnstalleerd. Er is een online app waar we de productie in het oog houden.

Daarnaast zijn er nog veel maatregelen mogelijk die leiden tot besparingen in ons verbruik en kan er altijd vergeleken worden tussen stroomleveranciers om kosten te drukken.

Gas

Voor gas zitten we bij primagaz. Als de tank bijna leeg is bestellen we bij. Ook hierzijn jaarlijkse keuringen nodig en dienen de facturen opgevolgd te worden.

Water

De watervoorziening binnen de molen is zoals in de meeste huizen niet iets waar we mee bezig moeten zijn. De filter van onze regenwaterput reinigen en de juiste kranen dichtdraaien bij vorstgevaar zijn klusjes voor de molenweekends.

Hout

Prijzen vergelijken en laten leveren wanneer nodig.

Brandblussers

De brandblussers worden opgevolgd door een bedrijf dat Sicli noemt. Zij komen normaal gezien automatisch keuren en melden welke blussers vervangen moeten worden en hoeveel dat gaat kosten.

Momenteel moet een heel groot aantal van onze blussers vervangen worden en kregen we van de brandweer door dat we er een pak minder nodig hebben dan dat er nu aanwezig zijn.

Veiligheidsdossier en exploitatievergunning

Om de vijf jaar dienen we onze exploitatievergunning te verlengen bij La Roche. Zijn we niet in orde mogen we Het Molenhuis niet verder uitbaten. Om deze vergunning te krijgen moeten we de nodige documenten kunnen voorleggen.

• Keuring van onze elektriciteit

• Keuring van onze gasinstallatie

• Intern urgentieplan incl evacuatieplan

• Signalisatie in de molen

• Keuring branddetectie

• Brandveiligheidsattest

• Schema’s en grondplannen

Dit alles in de juiste volgorde, met de juiste formulieren, etc… etc…

Huis, materiaal, tuin

Huishouden

De meeste mensen staan er niet bij stil, maar er moet heel wat aangekocht worden. Afwasmiddel, sponsjes, vuilzakken, borstels, aftrekkers, etc… etc… Dat moet bijgehouden en opgevolgd worden.

EHBO

We hebben voor eigen activiteiten een EHBO in de voorraadkast zitten. Die moet goed gevuld blijven.

Signalisatie

Er loopt in ons huis toch regelmatig van alles mis met opkuis en afvalbeheer. Potten en pannen migreren, het afvalbeleid volgen is lastig, hoe laten we de tafels achter, etc… Daarnaast raken heel wat dingen die aan de muur hangen verouderd. Kom je veel in de molen, kijk je daar na een tijdje echter gewoon over.

Materiaalbeheer

In de molen ligt heel veel gerief. Van werktuigen, tot putdeksels. Van een kast vol vijzen, tot dozen vol elektrisch materiaal. Veel mag weg, andere dingen dienen aangevuld te worden.

Groenbeheer

Niet alleen een uitvoerende klus op de molenweekends. Er zit een plan achter ons groenbeheer. Er zijn ook richtlijnen van natuur en bos. We houden contact met de boswachter. Dit is een doordacht project met een groene cel. Interesse om in die cel te zitten.

Projecten

Het molenhuis bruist van de ideeën en mogelijke projectjes. Maar elk project dat wat groter is, heeft een trekker nodig. Iemand die opmeet en afmeet, uitzoekt welke en hoeveel materialen nodig is. Dit aankoopt en vervoer regelt. Kan inschatten hoeveel tijd en handen er voor nodig zijn, etc…

Molenhuisactiviteiten en verhuur

Organisatoren

Geen eigen activiteiten zonder organisatoren. Ons gamma mag altijd uitbreiden en liefst diverser in aard dan het huidige aanbod.

Afrekeningen opvolgen

Organisatoren vullen afrekeningen in, deze moeten opgevolgd worden. Er dient met de organisator en het bestuur teruggekoppeld te worden. Het nodige administratieve werk doen binnen onze software en op google drive.

Molenweekends en meerdaagsen

Ook molenactiviteiten dienen georganiseerd te worden. Kluslijsten, voeding en eventueel een ontspanningsprogramma of kinder entertainement voor meerdaagses zijn nodig.

Reserveringen

Uiteraard wordt het molenhuis door heel wat groepen gebruikt. Ze doen een aanvraag, deze moet bekeken worden door het bestuur en besproken worden met de mogelijke huurder. Indien goedgekeurd dient deze opgevolgd te worden. Vervolgens dienen de huurders de nodige documenten en informatie te krijgen.

Voorschotfacturen dienen verstuurd te worden. Als het zover is, moeten ze tijdig toegang krijgen tot het huis. Na het verblijf dient er opgevolgd te worden hoe het huis werd achtergelaten en dient hierover eventueel teruggekoppeld te worden met de huurder. De nodige facturen worden gestuurd en er moet opgevolgd worden of deze ook betaald worden.

Tijdens dit hele proces moet er iemand beschikbaar zijn om al hun vragen te beantwoorden. Dit is veruit de grootste klus binnen Het Molenhuis. Met bijna 60 verblijven per jaar. Dit is een bijna dagelijkse klus afhankelijk van de periode van het jaar.

Promotie

Het Molenhuis heeft enkele promotiekanalen. Een website, facebookpagina en nieuwsbrief zijn momenteel de voornaamste. Daarvoor is content nodig. Foto’s, filmpjes, teksten, anecdotes. Noem maar op. Alles wat leuk is voor externen en ze warm kan maken is goed.

Administratieve functies

Secretariaat

• Het opstellen van de verslagen Algemene vergadering en raad van bestuur

• Beheer van de adressenlijst

• Opvolging vzw wetgeving

• GDPR opvolging

• Functiebeschrijvingen opvolgen/updaten

• Aanpassingen staatsblad

ICT

• Beheer externe website en domeinregistratie

• Beheer van een interne website voor bestuurders

• Beheer van een interne website voor organisatoren

• Inschrijvingsformulieren, deelnemerslijsten en afrekeningsbladen voor organisatoren

• Software voor reserveringen

• Beheer van e-mailadressen, mailgroepen en google drive

• Fotoarchief

• Documentenbeheer

Verzekeringen

• Beheer van brandverzekering, vrijwilligersverzekering, BA

• In contact staan met makelaar indien nodig

• Contactpersoon in geval van ongeval

Boekhouding

• Opstellen van de jaarrekeningen en de begroting conform VZW wetgeving.

• Bankrekeningen bijhouden

• Aangifte van de belastingen

• Registreren van de betalingen in een boekhoudkundig programma

• Verwerking van de inkomende facturen en onkosten nota’s

• De uitbetaling van de facturen na de goedkeuring van de verantwoordelijke ervan

• Betalingen verrichten

Het voorzitterschap

• Huispsycholoog

• Telefooncentrale

• Klaagmuur

• Engelengeduld