Draaiboek



Voor de activiteit

Aanvraag/datum vastleggen
  • - Bekijk de bezettingskalender en kies een vrije periode.
  • - Neem contact op met de nele(at)moulindebellemeuse.be en dien een aanvraag in. Vermeld in je aanvraag je concept, het programma, de kostprijs en de periode.
    - De raad van bestuur bekijkt elke aanvraag/periode en keurt deze goed of af.

  • Promotie
    - Vul het promotiesjabloon in of controleer de teksten en gegevens van vorige editie.
    - Deze gegevens verschijnen op
            -> de website: www.moulindebellemeuse.be/activiteiten
            -> de Facebookpagina: https://www.facebook.com/moulindebellemeuse
            -> de nieuwsbrief (archief)
            -> het molenhuisboekje (archief)
    - Er word een Facebook evenement aangemaakt met de officiële Facebookpagina als beheerder. Indien u beheerder wil worden met uw Facebook, voeg Bart Bosmans toe als Facebookvriend. (https://www.facebook.com/bart.bosmans.56). 
    - Bij vragen of indien u extra promotie wenst: Bart(at)moulindebellemeuse.be

    Inschrijvingen 
    - Deelnemers kunnen zich online inschrijven via de website.
            -> Ga naar www.moulindebellemeuse.be/activiteiten
            -> Klik op de gewenste activiteit.
            -> Onder inschrijven vind u een link naar het online formulier.
    - Deelnemers die niet over internet beschikken, nemen contact op met de organisator. De organisator zorgt dat deze mensen ook online ingeschreven zijn.
    - Via deze interne website kan u de deelnemerslijsten opvolgen. U kan ook deelnemers verwijderen. Bij aanpassingen/vragen/problemen, neem contact op met Bart@moulindebellemeuse.be

    Betalingen 
    - Betalingen gebeuren via rekeningnummer van verantwoordelijke organisator.
    - Laat deelnemers duidelijke mededeling vermelden.
    - Overzicht van betalingen meenemen op activiteit.

    Deelnemers informeren
    - 2 weken vóór aanvang activiteit: praktische mail of brief met alle nodige info (telefoonummer verantwoordelijke, hoe laat starten, dagoverzicht...)
    -  Herinnering tot betaling (indien nog niet in orde)
    -  Stuur ook alle info mee omtrent wegbeschrijving.

    Sleutel ontvangen
    Neem contact op met contact@moulindebellemeuse.be voor ophaling of opsturen van de  
    sleutel

    Aankopen
    - Zorg dat je de contactgegevens van iemand van het beheer bij de hand hebt voor vragen die rijzen tijdens verblijf.
    - Neem de nuttige documenten mee.


    Bij aankomst

    Algemene check gebouw en terreinen
    -  Doe een algemene check-up ronde van het gebouw en het terrein voor aanvang van de activiteiten. Let o.a. op het volgende:
        -> Defecten/schade
        -> Is de opkuis goed gebeurd
        -> Is er vuur gemaakt met gekliefd hout
    Dringende opmerkingen geef je onmiddellijk door aan de verantwoordelijke (zie nuttige adressenlijst), andere zaken kan je achteraf melden op contact@moulindebellemeuse.be.
    - Noteer de meterstanden. Deze informatie word gebruikt om verliezen/lekken te detecteren en tijdig leveringen te regelen. 
    - Bekijk de houtvoorraad en schat in of er bijbesteld moet worden.

    Ontvangst deelnemers
    - Info over het Molenhuis geven.
    - Uitleg over de activiteit en de organisatie ervan.
    - Verdeling kamers (hou rekening met grootte groep en opkuis achteraf).
    - Indien deelnemers verwacht worden te helpen met koken, afwas, opkuis: informeer hen hierover en overleg samen over uitvoering.
    - Afspraak over verzamelplaats bij calamiteiten bv. bij brand.

    Voorraadkast en drankenlijst
    - In de voorraadkast vind je wat basismaterialen en kruiden die je kan gebruiken. De code kan je opvragen bij de nele@moulindebellemeuse.be.
    - In de voorraadkast vind je de EHBO
    - Verbruik datgene wat dringend is eerst en vervang met iets nieuw. 
    - Bij gebruik drank van het Molenhuis: 
        -> Noteer het drankverbruik op de drankenlijst. Deze vind je hier.
        -> Deze word achteraf ingevuld op het afrekeningsblad om de drankenstock correct te houden voor volgende activiteiten.


    Bij vertrek

    Opkuis
    - Het Molenhuis dient proper achtergelaten worden. Zie checklist onderhoud na gebruik bij documenten om mee te nemen
    - Berging en frigo zijn leegmaken, frigo uittrekken.
    - Niet houdbaar eten uit ijzeren voorraadkast halen en deze terug afsluiten met het slot.
    - Grijze vuilzakken in het ijzeren hok aan het bruggetje achterlaten
    - Papier, glas en PMD dient mee naar huis genomen te worden.

    Afrekening met de deelnemers
    - Zorg dat de deelnemers alles hebben afgerekend.
    - Bij gebruik van drank van Het Molenhuis: check of de drankvoorraad ten einde is.

    Voorraadkast en drankenstock
    - Noteer of de EHBO-koffer nog volledig is.
    - Noteer of drankvoorraad ten einde is.

    Laatste check
    - Controleer of alles in orde is en proper achtergelaten wordt
    - Alles goed afsluiten.
    - Checklist onderhoud na gebruik afgevinkt? (zie documenten om mee te nemen)


    Na de activiteit

    Info doorgeven
    Aan raadvanbestuur@moulindebellemeuse.be stuurt u:
    - Meterstanden
    - Opmerkingen over gebouw/omgeving
    - Moet EHBO-koffer aangevuld worden?
    - Is drankvoorraad ten einde?
    - Moet er hout bijbesteld worden?

    Sleutel terugbezorgen
    Volgens afspraken die gemaakt zijn

    Administratie
    - Afrekenblad eigen activiteiten invullen en versturen naar afrekening@moulindebellemeuse.be
    - Overschrijving van juiste bedrag activiteit naar BE42 9799 3935 2954 (minstens 10€ per deelnemer per nacht, behalve voor de organisator (per 20 deelnemers))
    - Voeg een afrekening bij van je voedingskosten, extra kosten(indien gevraagd), je kilometers.(1x heen en terug)
    - Overschot van voedingsbijdrage en extra bijdrage stort je ook door naar Het Molenhuis.
    - Indien hulp nodig, aarzel niet om de afrekeningsverantwoordelijke te contacteren.

    Promotie
    - Foto's zijn welkom voor het foto archief op de website. Deze kunnen ook gebruikt worden voor Facebook, de nieuwsbrief en Het Molenhuisboekje.
    - Een leuk verslag, een anekdote, een weetje,...  Allen zijn welkom. 
    Bezorg deze aan Bart@moulindebellemeuse.be